Авансовий звіт в іноземній валюті: нюанси обліку

У своїй аудиторській практиці ми часто стикаємося з необхідністю перевірки правильності звітування підзвітними особами за отриманими під звіт коштами (у тому числі – й під час здійснення закордонних відряджень). При цьому, оскільки чинне законодавство містить певні прогалини з регулювання обліку операцій підзвітних осіб по закордонним відрядженням (із витрачанням ними коштів у іноземній валюті), різні практикуючі бухгалтери застосовують різні підходи, наприклад:

• видача під звіт коштів у іноземній валюті до початку відрядження
• видача під звіт коштів в українській гривні до початку відрядження
• компенсація підприємством фактично витрачених підзвітною особою коштів на підставі поданого авансового звіту (в українській гривні або ж в іноземній валюті)
• комбінація (симбіоз) вищезазначених підходів.

Як правило, бухгалтери з певною пересторогою ставляться до здійснення касових операцій (як виплата авансу, так і компенсація підзвітній особі фактично витрачених нею власних коштів) у іноземній валюті – в переважній більшості випадків вони намагаються такі виплати здійснювати в українській гривні. У цьому випадку у бухгалтерів виникає питання, за яким курсом понесені підзвітною особою у іноземній валюті витрати переводити в українську гривню:

1. За курсом НБУ на дату подання авансового звіту.
2. За курсом НБУ на дату фактичної виплати підзвітній особі авансу або компенсації по авансовому звіту.
3. За курсом НБУ на дату фактичного понесення підзвітною особою витрати (витрат) в іноземній валюті.
4. За комерційним крос-курсом банку-емітента корпоративної (зарплатної, власної) карти, за допомогою якої підзвітна особа розраховувалася за кордоном під час відряджень і т.п.

Давайте спробуємо розібратися в цьому непростому питанні. Як ми зазначали вище, чинне українське законодавство не містить чітких роз’яснень з цього питання, тому одразу попередимо, що все нижчеописане є лише одним із можливих варіантів відображення в обліку подібних операцій.

Ми вважаємо, що авансові звіти по «закордонним відрядженням» мають складатися та відображатися в обліку саме в іноземній валюті (тобто, у валюті країни, в якій підзвітною особою були понесені витрати по такому відрядженню), а не в українській гривні (як це часто відбувається на практиці). Відповідно, в обліку підприємства така операція також має відображатися як «валютна операція». Якщо на дату відображення в обліку авансового звіту виникатиме заборгованість підприємства перед підзвітною особою (аванс такій підзвітній особі не видавався взагалі або ж його сума була меншою, ніж фактична сума витрат підзвітної особи за таким авансовим звітом), підприємству необхідно визнавати в обліку курсові різниці відповідно до пункту 8 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 р № 193 на кожну дату балансу.  При цьому виплата заборгованості по таким авансовим звітам має здійснюватися в українській гривні з застосуванням курсу НБУ до таких іноземних валют станом на дату виплати підприємством заборгованості підзвітним особам за такими авансовими звітами.

Якщо підзвітній особі видавався аванс в українській гривні  на здійснення закордонного відрядження (в повній сумі або частково), підприємству, на наш погляд, слід відображати в обліку витрати за відповідним авансовим звітом з застосуванням курсу НБУ на дату видачі такого авансу.