Як провести інвентаризацію перед річною звітністю за 2026 рік

Інвентаризацію перед річною звітністю обов’язково проводять усі юридичні особи, а також філії та представництва іноземних юридичних осіб. Для звітності за 2026 рік основні засоби, товари, матеріали й розрахунки з контрагентами за загальним правилом перевіряють не раніше 1 жовтня. Гроші, фінансові інвестиції, незавершене виробництво й розрахунки з бюджетом — не раніше 1 листопада. Майно, до якого через бойові дії чи окупацію немає безпечного доступу, інвентаризують за окремим правилом.

Порядок установлює Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879. Станом на жовтень 2026 року процедура річної інвентаризації та сама, що й торік. Чинна редакція Положення датована 23.12.2025, але тоді змінили лише опис сфери дії: замість «представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності» тепер ідеться про філії та представництва іноземних юридичних осіб. Спеціальний пункт про майно на окупованій території з’явився в Положенні наприкінці 2014 року, а наказом Мінфіну від 26.05.2022 № 148 його поширили на райони бойових дій під час воєнного стану.

Коли проводити інвентаризацію перед річною звітністю

Перед річною звітністю інвентаризація суцільна. Вона охоплює всі активи й зобов’язання незалежно від того, де вони перебувають, зокрема майно в оренді, ремонті чи на консервації, а також чужі цінності на позабалансових рахунках (п. 6 розділу I). Строки рахують назад від дати балансу, а для окремих груп Положення встановлює власну періодичність (п. 10 розділу I).

Що перевіряють	Коли, якщо дата балансу 31.12.2026
Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій), запаси (крім незавершеного виробництва й напівфабрикатів), поточні біологічні активи, дебіторська й кредиторська заборгованість, витрати й доходи майбутніх періодів, інші зобов’язання	У межах трьох місяців до дати балансу, тобто з 1 жовтня
Незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, невикористані забезпечення, розрахунки з бюджетом і за соціальним страхуванням	У межах двох місяців, тобто з 1 листопада
Автомобілі, судна та інші цінності, які на дату інвентаризації будуть поза підприємством	До їх тимчасового вибуття з підприємства
Земельні ділянки, будівлі, споруди, інша нерухомість	Можна раз на три роки, крім нерухомості державних підприємств, установ і організацій та іншого державного майна
Інструменти, прилади, інвентар (меблі)	За рішенням керівника щороку не менше 30 % з повним охопленням за три роки

Нижня межа жорстка. Якщо товари, матеріали чи обладнання перерахували у вересні, цей підрахунок річну інвентаризацію не замінює, бо для них тримісячний строк починається 1 жовтня. Верхня межа практична: підрахунки варто завершити до середини грудня, щоб бухгалтерія встигла скласти звіряльні відомості й відобразити результати в обліку до закриття року. Протокол інвентаризаційної комісії керівник затверджує протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації, і на підставі затвердженого протоколу результати відображають у тому звітному періоді, у якому інвентаризацію закінчено (пункти 2 і 3 розділу IV).

Якщо звітність перевіряє аудитор

Якщо фінансова звітність компанії підлягає аудиту, дату підрахунку запасів варто завчасно, бажано ще до наказу, узгодити з аудитором. За Міжнародним стандартом аудиту (МСА) 501, коли запаси суттєві для звітності, аудитор присутній на інвентаризації, якщо це практично можливо. Він оцінює інструкції керівництва, спостерігає за підрахунком, оглядає запаси й робить контрольні перерахунки. Якщо інвентаризація відбувається не на дату балансу, аудитор додатково перевіряє, чи правильно відображено рух запасів між датою підрахунку і 31 грудня. Якщо бути присутнім неможливо, аудитор шукає докази іншими процедурами, а коли їх недостатньо, стандарт вимагає модифікувати аудиторську думку.

Що зазначити в наказі про проведення інвентаризації

Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» доручає визначати об’єкти й періодичність інвентаризації власнику (керівнику) підприємства, крім випадків, коли вона обов’язкова. Річна інвентаризація саме такий випадок (п. 7 розділу I Положення). Керівник розпорядчим документом створює інвентаризаційну комісію і затверджує об’єкти, періодичність та строки інвентаризації (пункти 1 і 3 розділу II). Зазвичай це один наказ, у якому є:

1. Підстава: інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності.
2. Об’єкти: активи й зобов’язання за місцями зберігання і матеріально відповідальними особами (МВО), окремо майно поза підприємством, на відповідальному зберіганні чи в оренді.
3. Строки: дата початку й завершення для кожної групи з таблиці вище.
4. Склад інвентаризаційної комісії та її голова, а за великого обсягу робіт ще й робочі комісії.
5. Коли описи й акти передають до бухгалтерії та коли вона складає звіряльні відомості.
6. Дата, до якої комісія складає протокол, з урахуванням п’яти робочих днів на його затвердження.
7. Як діяти з майном у зоні бойових дій чи на окупованій території, якщо воно є (докладніше нижче).

Об’єкти, строки й склад комісії вимагає саме Положення, решту пунктів додають, щоб утримати графік. Порядок, що повторюється з року в рік, можна закріпити у внутрішньому положенні про інвентаризацію (п. 22 розділу II), і тоді щорічний наказ зводиться до дат, складу комісії та переліку об’єктів.

Хто входить до інвентаризаційної комісії

До комісії включають представників управління, бухгалтерської служби та досвідчених працівників, які знають об’єкти інвентаризації, ціни й первинний облік: інженерів, товарознавців, економістів. Бухгалтерську службу в комісії можуть представляти й зовнішні виконавці, які ведуть облік підприємства, зокрема аудиторська фірма, централізована бухгалтерія або ФОП за договором. Ідеться саме про ведення обліку, а не про незалежного аудитора звітності, чия роль на інвентаризації описана вище. Комісію очолює керівник підприємства, його заступник або уповноважений керівник структурного підрозділу. Якщо облік веде сам керівник, він очолює комісію особисто (п. 1 розділу II).

Інвентаризацію проводить повний склад комісії в присутності МВО. Для робочих комісій є дві заборони. МВО не входять до робочої комісії, яка перевіряє цінності на їх відповідальному зберіганні, а головою робочої комісії для перевірки тих самих МВО не можна призначати одного й того самого працівника два роки поспіль (підпункт 2.4 пункту 2 розділу II).

Як рахувати й оформлювати результати

Перед підрахунком голова комісії візує прибуткові й видаткові документи з написом «До інвентаризації на (дата)». МВО дають розписки, що всі документи здано до бухгалтерії, надходження оприбутковано, а вибуття списано (п. 6 розділу II). Матеріальні активи рахують, зважують чи обмірюють, а нематеріальні активи й розрахунки перевіряють за документами. Для запасів Положення окремо забороняє вносити до опису залишки зі слів МВО або за даними обліку без перевірки (підпункт 4.2 пункту 4 розділу III).

Об’єкт	Чим оформлюють і що перевіряють
Основні засоби, нематеріальні активи, запаси, чужі цінності на позабалансових рахунках	Інвентаризаційний опис із найменуванням, кількістю й вартістю; для основних засобів також інвентарний номер, виготовлювач, заводський номер (за наявності), рік випуску, первісна вартість, знос і строк корисного використання
Готівка, грошові документи, бланки суворої звітності	Акт інвентаризації, касу перевіряють за Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148)
Кошти на рахунках у банках	Звірка залишків із банківськими виписками, результат фіксують в акті інвентаризації
Дебіторська й кредиторська заборгованість	Акт інвентаризації; кредитор надсилає дебіторам виписки для підтвердження сум; перевірка строку позовної давності
Забезпечення, резерв сумнівних боргів, витрати й доходи майбутніх періодів	Акт інвентаризації з розрахунками; залишок забезпечення на виплату відпусток разом із відрахуваннями на соціальне страхування визначають на кінець року за днями невикористаної щорічної відпустки й середньоденною оплатою праці

Описи, акти й звіряльні відомості оформлюють за вимогами до первинних документів з Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну від 24.05.1995 № 88), вручну або в електронній формі, щонайменше у двох примірниках (пункти 14 і 21 розділу II). Помарки й підчистки не допускаються, а виправлення підписують усі члени комісії та МВО.

Далі бухгалтерія зіставляє описи з даними обліку і складає звіряльні відомості, де лишки й нестачі оцінюють за регістрами бухгалтерського обліку (п. 20 розділу II). Комісія з’ясовує причини розбіжностей і записує висновки та пропозиції щодо їх врегулювання в протокол (п. 1 розділу IV).

Що робити з майном, до якого немає доступу

Окреме правило діє для підприємств, які мали або мають місцезнаходження на тимчасово окупованій території чи в районах бойових дій. Воно поширюється і на підприємства, чиї структурні підрозділи або відокремлене майно там розташовані (п. 8 розділу I). Вони проводять інвентаризацію, коли уповноважені особи мають безпечний і безперешкодний доступ до активів, первинних документів і облікових регістрів.

Райони бойових дій Положення визначає за законодавством. На практиці орієнтуються на Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій від 28.02.2025 № 376. Його регулярно оновлюють, тому категорію громади й дати перевіряють на день рішення і фіксують у наказі. Сам статус громади інвентаризацію не відкладає. Вирішує інше: чи мають уповноважені особи безпечний і безперешкодний доступ до майна й документів.

Коли перешкоди зникають, інвентаризацію проводять станом на 1 число наступного місяця, а результати відображають в обліку того звітного періоду. Якщо ж відомо, що конкретне майно викрадено, знищено чи пошкоджено, керівник може призначити інвентаризацію саме цього майна на день встановлення таких фактів.

Відкладена інвентаризація не знімає питання оцінки. Підприємства, які звітують за національними стандартами, для необоротних активів застосовують національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку (НП(С)БО) 28 «Зменшення корисності активів». Воно вимагає на дату річного балансу оцінити, чи є ознаки зменшення корисності, серед яких і фізичне пошкодження. Для тих, хто звітує за міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ), таку оцінку вимагає Міжнародний стандарт бухгалтерського обліку (МСБО) 36 з тією самою назвою. Цю оцінку роблять і для майна, яке фізично перерахувати неможливо.

Мінфін 22.10.2025 оприлюднив проєкт змін до Інструкції про застосування Плану рахунків: окремі рахунки третього порядку для активів, які внаслідок збройної агресії пошкоджені, знищені, викрадені або над якими втрачено контроль, і позабалансовий субрахунок 073 для оцінених збитків. За проєктом такі активи до рішення про списання залишаються на балансі з урахуванням втрат від зменшення корисності. Станом на 15.10.2026 ці зміни до Інструкції не внесено.

Для звітності за 2026 рік із цього випливає таке. Поки безпечного доступу немає, а фактів викрадення, знищення чи пошкодження конкретного майна не встановлено, інвентаризаційних різниць за ним у звітності не буде: вони з’являться після того, як доступ відновиться і майно перерахують станом на 1 число наступного місяця. Оцінку ознак зменшення корисності на 31 грудня 2026 року при цьому роблять незалежно від того, чи вдалося майно перерахувати.

Як відобразити лишки та нестачі

Як відобразити виявлені лишки й нестачі, визначає розділ IV Положення:

Що виявили	Як відобразити
Лишки основних засобів і нематеріальних активів	Оприбуткувати за справедливою вартістю (підпункт 1.5 пункту 1 розділу III) зі збільшенням доходів майбутніх періодів
Лишки грошових коштів, цінних паперів, запасів та інших оборотних цінностей	Оприбуткувати зі збільшенням доходу звітного періоду
Нестача запасів у межах норм природного убутку	Списати на витрати за розпорядженням керівника, але тільки після заліку пересортиці, якщо вона є
Нестача понад норми, втрати від псування	Списати з балансу й віднести на винних осіб; якщо їх не встановлено, облікувати на позабалансовому рахунку до встановлення винних або закриття справи

Якщо норм природного убутку для товару немає, будь-яку втрату розглядають як нестачу понад норму. Залік пересортиці за загальним правилом можливий лише для запасів однакового найменування, у тотожній кількості, за той самий період і в однієї МВО. Ширший залік у межах групи схожих запасів можуть дозволити міністерства та інші органи, але тільки для підприємств своєї сфери управління (п. 5 розділу IV). Для приватних компаній діє лише загальне правило.

ПДВ за результатами інвентаризації

Для товарів, придбаних з ПДВ, головне питання в тому, чи нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 Податкового кодексу України (ПКУ), тобто ПДВ, який компанія сама нараховує на списані товари. Базою для такого нарахування є вартість їх придбання (п. 189.1 ПКУ). Для товарів, придбаних до 01.07.2015, правило діє, лише якщо податок тоді включили до податкового кредиту.

Що сталося	Що з ПДВ
Товари списано через нестачу чи псування понад норми природного убутку	Нараховують компенсуючі податкові зобов’язання. Зведену податкову накладну складають не пізніше останнього дня звітного періоду, у якому товари списано, і реєструють у строки, встановлені ПКУ
Нестача в межах норм природного убутку	Зобов’язання не нараховують, якщо вартість втрат включено до вартості готової продукції, яку оподатковують ПДВ
Нестача в акті вибіркової (часткової) інвентаризації, проведеної на вимогу податкового органу під час перевірки	Нараховують компенсуючі податкові зобов’язання: такі товари ПКУ прямо вважає використаними поза господарською діяльністю, крім знищення внаслідок непереборної сили, підтвердженого відповідно до законодавства (останній абзац п. 198.5)
Основні засоби ліквідовано за самостійним рішенням платника	Постачання за звичайними цінами, але не нижче балансової вартості на момент ліквідації (п. 189.9 ПКУ)
Основні засоби знищено внаслідок непереборної сили, викрадено (що підтверджено відповідно до законодавства) або до податкового органу подано документ про їх знищення, розібрання чи перетворення, після якого їх не можна використовувати за первісним призначенням	Правило про постачання за звичайними цінами не застосовують (абзац другий п. 189.9)
Товари знищено або втрачено внаслідок непереборної сили в період воєнного стану	П. 198.5 не застосовують (п. 32-1 підрозділу 2 розділу XX ПКУ)

Перші два рядки таблиці відображають позицію ДПС у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР). Документи про причину втрати краще зібрати одразу, ще до протоколу інвентаризаційної комісії. Як оформити списання основних засобів, ми розбирали на прикладі обладнання резервного енергоживлення.

UHY Prostir веде бухгалтерський облік на аутсорсингу, готує й подає звітність клієнтів, проводить аудит фінансової звітності та податковий консалтинг. Якщо потрібен супровід закриття 2026 року або оцінка податкових наслідків нестач, зверніться до нашої команди.

Наталія Заваженко (Бухгалтер-експерт)