Як керівнику впевнитися, що заробітна плата та податки розраховані без помилок

До нашої компанії часто звертаються керівники, власники бізнесу та НУО з запитанням - Як впевнитись, що заробітна плата розрахована без помилок? Тож я пропоную розглянути, на що слід звернути увагу керівникам та управляючим власникам бізнесу, щоб бути впевненими у правильності розрахунків заробітної плати.

У цій статті ми розглянемо:

• Основні компоненти заробітної плати, і які з них ми вважаємо потребують професійної уваги;
• Вплив помилок у розрахунках заробітної плати;
• Наші поради керівникам і власникам, щоб уникнути суттєвих помилок

Поняття заробітної плати та її складові.

Перш за все давайте визначимо, що ж таке зарплата. Заробітна плата - це грошова винагорода, яку роботодавець виплачує працівникові за виконану роботу.

На перший погляд може здатися, що розрахунок зарплати – це досить простий процес. Однак, це може бути складним завданням, яке вимагає знання та розуміння різноманітних факторів. Заробітна плата включає в себе різні складові, які залежать від зарплатної політики компанії та умов колективного договору. До основних складових заробітної плати можна віднести:

1. Основну зарплату (оклад);
2. Додаткову зарплату (місячні/квартальні премії, відпускні, індексації);
3. Інші заохочувальні та компенсаційні виплати (річні премії, матеріальна допомога).

На практиці кожен вид нарахування потребує особливої уваги з боку спеціаліста по нарахуванню заробітної плати, адже важливо дотримуватись чітких правил, щодо ведення обліку робочого часу та розрахунку заробітної плати.

Вплив помилок у розрахунках заробітної плати.

Іноді бувають ситуації, коли все ж таки розрахунок заробітної плати та податків було здійснено з помилками. Ви про це дізнаєтесь, наприклад, якщо ваш співробітник звернувся з питанням незгоди з сумою отриманої виплати, порушенням строків виплати, тощо. Кожен з таких випадки може мати негативні наслідки для вашої діяльності і звичайно це створює додаткові ризики такі як:

1. втрата довіри співробітників;
2. втрата часу та ресурсів, які будуть направлені на виправлення помилок;
3. фінансові втрати.

Це вкотре підкреслює важливість проведення коректного розрахунку та виплати заробітної плати. Уникнення помилок збереже ваш час та гроші.

Додатковими негативними наслідками можуть бути:

1. Штрафи та пеня. Порушення податкового законодавства або невідповідність вимогам до розрахунку зарплати може призвести до штрафів, пені та інших фінансових санкцій.
2. Погіршення відносин з працівниками – недовіра та незадоволення серед працівників. Це може призвести до конфліктних ситуацій та негативного впливу на робочий колектив.
3. Негативний вплив на репутацію компанії. Постійне допущення помилок у розрахунку заробітної плати та податків може призвести до втрати довіри з боку клієнтів, партнерів та інших зацікавлених сторін.
4. Податковий аудит та суди з співробітниками. Допущення помилок в розрахунках може привернути увагу з боку контролюючих органів. Це може призвести до позапланових перевірок та понесення додаткових витрат на юридичні консультації, адвокатів тощо.
5. Фінансові втрати – переплата податків; недостовірне відображення витрат в бухгалтерському обліку.

У разі виявлення помилок при проведені перевірки державними органами сума штрафу за порушення термінів виплати заробітної плати  може складати в 2024 році, наприклад, до 80000 гривень за не правильне оформлення працівника або виплату заробітної плати без нарахування податків.

Наші рекомендації керівникам, для мінімізації ризиків, пов’язаних з нарахуванням та виплатою зарплати.

Для того, щоб впевнитися в правильності розрахунків заробітної плати та податків рекомендуємо зробити наступне:

1. Розробіть процедури, щодо розрахунку зарплати та погодження суми виплати з співробітником до фактичної виплати;
2. Доручіть розрахунок заробітної плати та податків спеціалістам внутрішньої служби HR та бухгалтері або спеціалістам аутсорсингової компанії.
3. Автоматизуйте процес. Використання спеціального програмного забезпечення допоможе уникнути помилок, які пов’язані з ручними операціями.
4. Застосовуйте повторну перевірку фінального розрахунку на предмет відповідності сум до виплати з попередніми домовленостями з працівником.
5. Проводьте незалежний аудит процесів, які пов’язані з розрахунком зарплати та податків. Як правило, сторонній погляд надає більше впевненості в отриманому результаті.
6. За потреби консультуйтесь з фахівцями у сфері бухгалтерського обліку та оподаткування. Вони допоможуть вирішити складні питання та дадуть цінні поради.

Отже, важливо організувати процес розрахунку та контролю заробітної плати так, щоб звести до мінімуму допущення помилок. Для цього радимо проводити податковий аудит хоча б один раз на рік та звертатись за консультаціями до фахових спеціалістів.

Козленко Настя

https://www.linkedin.com/in/анастасія-козленко-667648281/