Як організувати (супроводжувати) бухгалтерський облік у неприбутковій організації: поради для початківців

Для бухгалтерського обліку в неприбуткових організаціях (далі - НПО) прозорість є ключовим елементом, що забезпечує їхню підзвітність. Завдяки якісному веденню обліку можна оптимально розпоряджатися ресурсами, виконувати своїх зобов’язань перед донорами та партнерами, державними органами, громадськістю.

Однак для новачків цей процес може стати справжнім викликом. Однією з найбільших труднощів є недостатнє знання особливостей законодавства щодо неприбуткових організацій та відмінностей між обліком у комерційних і неприбуткових організаціях. Також часто виникають питання щодо звітності податковим органам, а саме про те, які звіти потрібно подавати та як їх заповнювати.

Основи бухгалтерського обліку для НПО

Особливості бухгалтерії в неприбуткових організаціях значно відрізняються від обліку в комерційних організаціях. Основна відмінність полягає в тому, що діяльність НПО спрямована не на отримання прибутку, а на досягнення соціальних, культурних чи екологічних цілей. Розглянемо специфічні принципи, яких НПО повинні дотримуватися:

1. Підзвітність. НПО зобов’язані звітувати перед донорами та іншими зацікавленими сторонами щодо використання коштів.
2. Прозорість. Усі фінансові операції повинні бути  зрозумілими, відкритими та ясними для зовнішніх і внутрішніх користувачів інформації. Використання коштів має бути чітко задокументованим, щоб донори, грантодавці та партнери могли легко перевірити їхнє цільове використання.
3. Цільове використання коштів. Кошти повинні використовуватися виключно для досягнення статутних цілей організації. Вони не можуть бути розподілені серед учасників організації або використовуватися для особистих потреб її членів.
4. Незалежність. НПО повинні діяти незалежно від політичних, комерційних чи інших впливів, що можуть змінити або зашкодити їхній основній меті.
5. Відповідність законодавству. НПО зобов’язані суворо дотримуватись Податкового кодексу України, Законів України «Про громадські об'єднання», «Про благодійну діяльність та благодійні організації», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» тощо. Вони регулюють їхній статус, а також визначають податкові, управлінські, облікові та фінансові особливості функціонування неприбуткових організацій в Україні.
6. Обмеження щодо комерційної діяльності. НПО мають право вести комерційну діяльність, але виключно в межах своєї статутної мети та як другорядний вид діяльності. Усі отримані кошти повинні спрямовуватися на підтримку та розвиток організації, а не розподілятися між учасниками або засновниками. Недотримання цих умов може стати підставою для втрати статусу неприбуткової організації.

Як організувати облік у неприбутковій організації, щоб уникнути помилок?

Одним із першочергових завдань є розробка облікової політики. Цей документ має містити чіткі правила щодо обліку доходів, витрат, ведення документації та подання звітності. Завчасне впровадження облікової політики допоможе уникнути багатьох проблем, зокрема й ризику втрати статусу неприбутковості, забезпечивши прозорість фінансової діяльності та відповідність вимогам чинного законодавства.

Фінансова та податкова звітність для НПО 

Одним із найбільш відповідальних аспектів організації фінансового та податкового обліку в НПО є підготовка звітності.

Розглянемо найбільш поширені звіти:

• Фінансова звітність. Це форма звітності, що демонструє фінансовий стан, рух коштів, джерела фінансування та витрати організації.
• Податковий звіт про використання доходів (прибутків). Він є підтвердженням того, що організація використовує свої ресурси відповідно до умов статусу НПО.
• Об'єднана звітність з ПДФО та ЄСВ.
• Звіти для грантодавців і партнерів. Зазвичай формуються у формі, визначеній умовами грантових угод, і не подаються до податкової інспекції. Вони можуть містити деталізовану інформацію про кожен проєкт чи програму.

Неприбуткові організації можуть мати різні організаційно-правові форми в залежності від їхньої діяльності, цілей та законодавчих вимог. Відповідно кожна форма має свої особливості щодо звітності.

Настанови з бухгалтерії для неприбуткових установ передбачають контроль за строками подання звітності, оскільки їхнє порушення призводить до штрафів. Важливо також постійно моніторити зміни у сфері регулювання, які впливають на вимоги до звітності.

Документація у бухгалтерії НПО: як зберігати та організовувати

Ефективне ведення документації — це основа будь-якого бухгалтерського обліку. Як вести облік у благодійній організації, щоб уникнути хаосу? НПО повинні забезпечувати належне зберігання таких типів документів:

1. Договірна документація. Це грантові угоди, договори з партнерами, контракти із постачальниками чи підрядниками.
2. Первинні документи. Охоплюють акти виконаних робіт, рахунки-фактури, видаткові накладні тощо.
3. Банківські документи. Виписки за рахунками, платіжні доручення та інші документи, які підтверджують фінансові операції.

Для оптимізації бухгалтерського обліку у неприбуткових організаціях варто створити електронний архів документів, що полегшить пошук та дозволить швидко надавати необхідну інформацію. При цьому важливо забезпечити резервне копіювання даних. Згідно із законодавством, окремі типи документів повинні зберігатися протягом кількох років, а через їхню втрату може настати юридична відповідальність.

Програмне забезпечення для ведення бухгалтерії НПО

Автоматизація бухгалтерського обліку є важливим інструментом для підвищення ефективності роботи НПО. 

Ведення бухгалтерії в НПО для початківців значно спрощується завдяки автоматизації. Вона зменшує кількість помилок, автоматично формує звіти та полегшує підготовку кошторисів. Вибір програмного забезпечення повинен базуватися на потребах організації, масштабах її діяльності та вимогах партнерів.

Типові помилки у веденні бухгалтерського обліку НПО

Серед поширених помилок — недотримання обліку грантових коштів, помилки у звітності через неправильне трактування законодавства та невиконання вимог щодо статусу неприбутковості або застосування принципів ведення обліку як до комерційних організацій. Бухгалтерські поради для новачків у неприбуткових організаціях передбачають залучення фахівців, регулярні перевірки та використання сучасних програмних рішень.

Крім того, дотримання правил ведення бухгалтерії та застосування сучасних підходів до обліку сприяють уникненню ризиків і помилок. Для новачків важливо розуміти, що настанови з бухгалтерії для неприбуткових установ повинні враховувати всі особливості цього сегмента: звітність, контроль витрат і організацію документообігу. Тільки так можна досягти стабільності й успіху у фінансовій діяльності НПО.

Компанія UHY-Prostir має багаторічний досвід роботи з неприбутковими організаціями, надаючи послуги бухгалтерського обліку, проведення аудиту, розрахунку зарплати і ведення діловодства. Якщо Ви шукаєте надійного партнера - зверніться до наших спеціалістів, залишивши заявку на нашому сайті або зателефонуйте за вказанами у розділі "Контакти" телефоном.

Поширені питання

Чи потрібен бухгалтер у штаті невеликої НПО, чи можна обійтися аутсорсингом?

Невеликі НПО можуть використовувати послуги аутсорсингових компаній, якщо обсяги операцій незначні, але для великих організацій краще мати бухгалтера в штаті.

Як вибрати програму для ведення бухгалтерського обліку в НПО?

Вибір програми залежить від розміру НПО, обсягу операцій і специфіки діяльності. Популярними є BAS, 1С:Бухгалтерія та спеціалізовані програми для обліку грантів.

Чи потрібно вести окремий облік грантових коштів у НПО?

Так, грантові кошти повинні обліковуватись окремо для забезпечення прозорості та підзвітності перед донорами.

Як визначити, які податкові звіти необхідно подавати НПО?

Це залежить від організаційно-правової форми НПО та її діяльності. Зазвичай потрібно подавати фінансову звітність і податковий звіт про використання доходів. Крім цього, якщо є наймані працівники, необхідно подавати об’єднану звітність з ЄСВ, ПДФО та військового збору.

Чи можна подавати фінансову звітність виключно в електронному форматі?

Так, це дозволено законодавством, але необхідно зберігати підтвердження подання в електронному архіві.

Які основні ризики при веденні бухгалтерії в НГО?

Серед них: помилки у звітності, недотримання законодавства та неправильне використання статусу неприбутковості.

Чи потрібно зберігати копії звітів після подання у податкову?

Так, копії звітів необхідно зберігати протягом установленого строку, зазвичай 3-5 років.

Як часто НГО повинна проходити фінансовий аудит?

Для більшості НГО аудит не є обов’язковим, але рекомендується проводити його раз на рік для підвищення прозорості.

Чи може бухгалтерська помилка призвести до втрати статусу неприбутковості?

Так, суттєві порушення, зокрема неправильне використання коштів, можуть стати підставою для втрати цього статусу.

Які критерії використовуються для оцінки ефективності облікової системи в НГО?

До критеріїв належать прозорість, своєчасність подання звітів, відповідність законодавству та задоволеність донорів.

Чи можна використовувати загальні шаблони для фінансових звітів у НГО?

Так, але шаблони слід адаптувати до вимог податкових органів та грантодавців.

Як підготуватися до перевірки з боку податкових органів?

Перевірити відповідність документації законодавству, підготувати архів звітів і впевнитися у правильності фінансових записів.

Чи є відмінності у веденні бухгалтерії для міжнародних і локальних НГО?

Так, міжнародні НГО зазвичай мають додаткові вимоги до звітності перед іноземними донорами.

Як впровадити систему внутрішнього фінансового контролю у НГО?

Необхідно розробити правила перевірки витрат, розподілити обов’язки та запровадити регулярний моніторинг фінансових операцій.

Які ресурси доступні для навчання бухгалтерському обліку в НГО?

Доступні курси, тренінги від аудиторських компаній, онлайн-ресурси та консультації з фахівцями у сфері НГО.

Віктор Сафінський, автор