Компенсація за невикористану відпустку наприкінці 2026 року

Невикористані дні щорічної відпустки 31 грудня не згорають: їх обліковують за робочими роками працівника, а не за календарним роком. Компенсацію за невикористану відпустку роботодавець виплачує за всі дні при звільненні. Без звільнення за загальним правилом грошима можна замінити лише частину щорічної відпустки понад 24 календарні дні й лише за бажанням працівника. Умову про 24 дні застосовують до кожного робочого року окремо.

Ці правила встановлює стаття 24 Закону України «Про відпустки», а стаття 83 Кодексу законів про працю України (КЗпП) їх повторює. Під час воєнного стану діють і особливості Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX. Наприкінці року бухгалтерія також перевіряє резерв відпусток, а роботодавець затверджує графік відпусток на 2027 рік. Норми нижче наведено станом на жовтень 2026 року.

Чи згорають невикористані відпустки наприкінці року

Ні. За відпрацьований робочий рік працівник має щонайменше 24 календарні дні основної відпустки, а робочий рік починається з дня укладення трудового договору (стаття 6 Закону «Про відпустки»). Для працівника, прийнятого 1 березня, робочий рік закінчується наприкінці лютого, тож 31 грудня для його відпустки нічого не змінює.

У мирний час закон стримує накопичення днів. Невикористану частину відпустки треба надати не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року (частина друга статті 12 Закону), а не надавати відпустку повної тривалості два роки поспіль заборонено (частина п’ята статті 11). Під час воєнного стану обидві норми не застосовуються, тож залишки за попередні робочі роки законно накопичуються. Їх враховують у компенсації при звільненні та в оцінці резерву відпусток, якщо підприємство його створює.

Що змінює воєнний стан

Стаття 12 Закону № 2136-IX дає роботодавцю три важелі:

• обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями за поточний робочий рік, а дні понад 24 перенести на період після припинення або скасування воєнного стану;
• надати ці невикористані дні без збереження заробітної плати, якщо так вирішить роботодавець;
• відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки.

Розрахунку при звільненні це не зменшує. Та сама стаття відсилає до статті 24 Закону «Про відпустки», тож компенсацію виплачують за всі невикористані дні, включно з перенесеними.

Важіль про дні без збереження заробітної плати має виняток. Конституційний Суд України рішенням від 19 травня 2026 року № 3-р/2026 визнав норму про надання невикористаних днів без збереження заробітної плати неконституційною в тому, що вона не забезпечує працівникам до 18 років і працівникам з інвалідністю оплачуваної щорічної основної відпустки, мінімальна тривалість якої перевищує 24 дні. Ці приписи втратили чинність з дня ухвалення рішення. Тож неповнолітнім і працівникам з інвалідністю основну відпустку варто планувати в повній тривалості, встановленій законом, і оплачувати повністю.

Коли виплачують компенсацію за невикористану відпустку

Закон називає кілька ситуацій, і умови в них різні.

Ситуація	Що компенсують	Умова
Звільнення	Усі невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей	Виплата в строки розрахунку при звільненні (стаття 116 КЗпП)
Трудові відносини тривають	Частину щорічної відпустки	Бажання працівника; надані щорічна й додаткові відпустки — не менше 24 календарних днів
Призов або прийняття на військову службу	Усі невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей	Заява працівника не пізніше останнього дня місяця, в якому його увільнено від роботи
Смерть працівника	Невикористані дні цих відпусток, компенсацію за які не одержано за життя	Виплата членам сім’ї, а за їх відсутності — у складі спадщини

Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, — це відпустка за статтею 19 Закону; її також надають працівникам, які мають повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Закон відносить її до соціальних, а не до щорічних відпусток (стаття 4), тому правило про заміну частини відпустки грошима її не охоплює, і гроші за неї працівник отримує лише у випадках із таблиці.

Які дні можна замінити грошима без звільнення

Про це питають найчастіше. Закон ставить умову: тривалість наданих працівникові щорічної та додаткових відпусток не може бути меншою за 24 календарні дні (стаття 24 Закону). Міністерство соціальної політики України роз’яснювало, що цю умову перевіряють за кожен робочий рік окремо. Працівникові надають щонайменше 24 календарні дні відпустки за цей рік, а решту днів того самого року можна замінити грошима, зокрема тим самим наказом, яким надано 24 дні (лист від 07.12.2016 № 731/13/116-16).

Звідси практичний наслідок:

• працівникові, який має лише 24 дні основної відпустки на рік, замінити їх грошима, поки він працює, не можна, навіть якщо за минулі роки накопичилися десятки днів;
• той, хто має щорічну додаткову відпустку, зокрема за ненормований робочий день, роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи передбачену колективним договором, може замінити грошима саме ці дні;
• працівникам до 18 років заміну всіх видів відпусток грошовою компенсацією закон не допускає, але при звільненні компенсацію їм виплачують на загальних підставах.

Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку

Розрахунок регулює Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Якщо серед невикористаних днів є ті, право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року, компенсацію рахують двома частинами.

1. Визначте кількість невикористаних днів за обліком відпусток, який роботодавець зобов’язаний вести (стаття 10 Закону «Про відпустки»). Розділіть дні на дві групи: право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року і пізніше.
2. Для першої групи середньоденну зарплату рахуйте з виплат, нарахованих у 2023 році (абзац другий пункту 2 Порядку № 100).
3. Для другої — за загальним правилом з виплат за 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації. Для звільнення в грудні 2026 року це грудень 2025 — листопад 2026 року. Якщо працівник пропрацював менш як рік, беруть фактично відпрацьований час, а якщо заробітку в розрахунковому періоді не було, розрахунок ведуть від посадового окладу (пункти 2 і 4 Порядку № 100).
4. Заробіток кожного періоду поділіть на кількість його календарних днів (пункт 7 Порядку № 100). Святкові дні під час воєнного стану не віднімають, бо стаття 73 КЗпП не застосовується. Так пояснює і Міністерство економіки України в роз’ясненні від 01.02.2024.
5. Помножте кожну середньоденну зарплату на кількість днів своєї групи й додайте результати.

До заробітку для розрахунку включають:

• усі суми нарахованої заробітної плати, крім виплат, перелічених у пункті 4 Порядку № 100, як-от сама компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідна допомога;
• оплату попередніх щорічних відпусток і допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
• премії за підсумками роботи за певний період — частинами, що припадають на місяці розрахункового періоду (пункт 3 Порядку № 100).

З розрахункового періоду виключають час, коли працівник не працював і заробіток за ним не зберігався або зберігався частково, наприклад відпустку без збереження заробітної плати.

Приклад розрахунку

Працівник звільняється в грудні 2026 року. За обліком у нього залишилося 18 невикористаних днів. Право на 6 із них він набув до 31.12.2023, на 12 — пізніше. Заробіток за 2023 рік умовно становить 300 000 грн, за грудень 2025 — листопад 2026 року — 480 000 грн, періодів, які треба виключати, немає. Середньоденну зарплату округлюємо до копійок перед множенням, як у прикладі Міністерства економіки України.

Частина компенсації	Розрахунковий період	Середньоденна зарплата, грн	Днів	Сума, грн
Дні, набуті до 31.12.2023	01.01.2023–31.12.2023	300 000 ÷ 365 = 821,92	6	4 931,52
Дні, набуті після 31.12.2023	01.12.2025–30.11.2026	480 000 ÷ 365 = 1 315,07	12	15 780,84
Разом			18	20 712,36

Податки та єдиний внесок з компенсації

Компенсація — частина заробітної плати. З неї утримують податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18 % (пункт 167.1 Податкового кодексу України, далі — ПКУ), у прикладі це 3 728,22 грн. Військовий збір за ставкою 5 % (підпункт 1.3 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ) становить 1 035,62 грн. До виплати — 15 948,52 грн.

Роботодавець окремо нараховує єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) за загальною ставкою 22 % — 4 556,72 грн; для окремих категорій працівників діють спеціальні ставки. Компенсацію включають до бази ЄСВ місяця нарахування разом з іншими виплатами цього місяця, у межах максимальної величини бази.

Строк виплати й відповідальність за затримку

Виплатити компенсацію треба в день звільнення, а якщо працівник того дня не працював — не пізніше наступного дня після його вимоги про розрахунок (стаття 116 КЗпП). У день виплати роботодавець письмово повідомляє працівника про нараховані та виплачені суми окремо за кожним видом виплати. Якщо розрахунок затримано з вини роботодавця і спору про суму немає, працівникові належить середній заробіток за весь час затримки, але не більше ніж за шість місяців (стаття 117 КЗпП).

Резерв відпусток на 31 грудня: інвентаризація і коригування

Накопичені дні відпусток — зобов’язання підприємства. Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку (НП(С)БО) 26 «Виплати працівникам» відносить щорічні відпустки до виплат за невідпрацьований час. Якщо працівник може використати ці дні пізніше, підприємство визнає зобов’язання через створення забезпечення, тобто резерву майбутніх витрат на відпустки (пункт 7 НП(С)БО 26).

Протягом року резерв нараховують щомісяця. Суму визначають як добуток фактично нарахованої зарплати й відсотка резервування. Відсоток — це відношення річної планової суми на оплату відпусток до планового фонду оплати праці з урахуванням ЄСВ (пункт 13 НП(С)БО 11 «Зобов’язання»). Плановий фонд на 2027 рік варто рахувати з урахуванням запланованих підвищень зарплат, зокрема мінімальної зарплати 2027 року за проєктом бюджету.

Наприкінці року розрахунковий резерв звіряють із фактичним зобов’язанням у межах річної інвентаризації:

1. Інвентаризацію невикористаних забезпечень проводять у межах двох місяців до дати балансу (пункт 10 розділу I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879).
2. Залишок резерву на кінець року визначають розрахунком: кількість днів невикористаної щорічної відпустки кожного працівника, помножена на його середньоденну оплату праці, разом із ЄСВ (пункт 8.2 розділу III Положення). До кількості днів входять і залишки за попередні робочі роки, зокрема дні, перенесені на період після воєнного стану, бо при звільненні їх компенсують.
3. Різницю з даними обліку коригують. Залишок забезпечення переглядають на кожну дату балансу і за потреби збільшують або зменшують (пункт 17 НП(С)БО 11).

Для податку на прибуток резерв відпусток різниць не створює. Підпункти 139.1.1 і 139.1.2 ПКУ коригують фінансовий результат на створення і використання забезпечень, але прямо виключають із цього правила забезпечення витрат на оплату відпусток і ЄСВ на них.

Мікропідприємства та непідприємницькі товариства, які застосовують НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», можуть не створювати резерв відпусток і визнавати ці витрати в періоді їх фактичного понесення (пункт 7 розділу I НП(С)БО 25). Обраний підхід варто зафіксувати в обліковій політиці. Про особливості для громадських організацій і благодійних фондів ми писали в статті про резерв відпусток у неприбуткових організаціях. Компанії, які звітують за Міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ), визнають таке зобов’язання за Міжнародним стандартом бухгалтерського обліку (МСБО) 19 «Виплати працівникам».

Що врахувати в графіку відпусток на 2027 рік

Черговість відпусток визначає графік. Роботодавець погоджує його з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудового колективу органом, затверджує і доводить до відома всіх працівників (стаття 10 Закону «Про відпустки», стаття 79 КЗпП). Конкретний період роботодавець узгоджує з працівником, а про початок відпустки письмово повідомляє щонайменше за два тижні до строку за графіком.

Дати, до якої графік треба затвердити, закон не встановлює. Її можна визначити в колективному договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку. Складаючи графік на 2027 рік, варто:

• запланувати використання залишків за попередні робочі роки, щоб зобов’язання не зростало;
• закласти повну тривалість основної відпустки для працівників до 18 років і працівників з інвалідністю;
• врахувати тих, кому закон дає право на відпустку в зручний для них час, зокрема осіб до 18 років, осіб з інвалідністю, жінок перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, жінок, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю (стаття 10 Закону);
• вести окремий облік днів, перенесених на період після воєнного стану.

UHY Prostir допомагає з розрахунком зарплати й кадровим обліком, а також із веденням бухгалтерського обліку. Щоб перевірити залишки відпусток і розрахунки компенсацій до закриття 2026 року, зверніться до нашої команди.

Наталія Заваженко (Бухгалтер-експерт)